採購管理

 一般工廠的營業支出大都來自原物料之採購，如果是原料(直接用於生產)的採購，將由物料需求計劃自動排程產生採購單，再由採購人員據此向廠商詢價採購。至於物料(是指不直接用於生產的，例如機器的潤滑油)之採購，就要由請購作業去做，從詢價、建立採購單等…依序完成採購作業。
    採購作業的流程包括詢價、請購、採購、來料驗收入庫、審核入帳付款。其大略重點分敘如下:

a.詢價—採購人員於平時對於工廠常用之原物料，不斷要求廠商報價並建立詢價資料便於採購作業的進行。
b.請購—對於物料之採購先由需求部門填寫請購單，經主管部門核准送交採購人員。
c.採購—工廠接獲訂單確認生產，並且由物料需求計劃自動排程產生採購單，經主管部門核准送交採購人員向廠商發出採購單。
d.來料驗收—採購物料送達由品管人員驗收完成後，才能由倉庫開立進貨單入倉，品管人員還需開立進料檢驗報告，如果品管部門有驗退數量，將通知倉管人員做退料單，並附上品管部門的檢驗報告。
e.審核入帳付款—進貨單經審核後及轉成應付帳款，準備付款交付廠商。

在以人工方式處理採購及收料作業時，當採購之料件種類及廠商家數繁多時，對於相關文件的調閱查詢，和異動資料的登錄、更新，變得非常繁瑣，容易出錯且延誤時效，因而將導致管理者對於進貨之進度難以管制，或者在作相關決策時，不能即時或根本無法獲得參考資料來輔證。若以電腦來處理上述各項作業則可以利用電腦的快速處理及大量儲存的能力，輕易解決各種調閱查詢，統計編表的工作，不僅節省了大量的人力，而且在時效上及正確性上遠超過人工作業。
由於一般中小型企業在廠商或料品眾多的情況下對於價格的管理往往也是十分棘手，透過本系統能對不同料品與廠商提供價格的管理與核價的程序，減少價格錯誤。
在整個採購作業流程上有五項重要課題，分別是：『採購作業』、『跟催作業』、『進貨作業』、『廠商管理』及『帳款作業』。其中『帳款作業』由『財務管理』提供，其他作業內容分述如後。

(一)採購作業
在確定需要採購之料件、數量與交期後必須選擇廠商，確定進價，然後製作採購單據寄發出去。此項作業之進行，必須對於各項料件建有完整的供應廠商價格方面之檔案與歷史交易價格記錄。另外，則是必須應付大量製作與寄發採購單據的工作。

(二)跟催作業
採購單寄發出去後，緊接著便是必須進行例行的跟催動作，以確保料件可以如期進貨。在跟催作業上，往往必須依賴從各種 角度來查閱之表報。譬如，就廠商別或就料件別或就某張製令別來查看預計進貨之狀況。

(三)進貨作業
當廠商進貨時，倉庫收料人員必須核對原採購單之品號、數量、交期是否相符。然後製作收料憑證，連單帶料轉移至品管單位進行品檢。品檢後，對於品質的判定結果必須加以記錄。其中，驗退件必須先予保管並通知廠商取回。驗收部份則辦理入庫登帳事宜。

(四)廠商管理
對於所有往來之廠商，除了必須建檔保存其基本資料外，還必需隨時記錄與其例行之交易。因此，可以定期計算與各廠商之交易筆數、金額、不良率、交貨逾期率等，並進而評定各廠商之交貨評等、品質評等。以做為日後是否繼續採購或做為議價之參考。

採購管理系統之目的即在為製造業買賣業者解決上述四大課題。能讓一般中小型企業的人員在不必具備電腦專業知識，不必大幅度更改現行的作業程序，即可將採購管理系統之作業導入電腦化，以達到提高效率，節省人力之目標。

系統特色
◎可以經由物料需求計劃自動轉換為採購單，減化單據輸入作業程序。
◎可以自行建立不同的採購與進貨單類別，以滿足不同公司的管理需求。
◎擁有請購管理功能，需求部門可以建立請購單再由採購單位彙總為各個廠商之採購訂單。
◎單張採購單上允許採購多種物料、多個交期，允許分批交貨，對未進貨完成之採購單也可以指定結案。
◎單張採購單允許單種物料多個交期並允許分批交貨。
◎採購單可以提供來料單選取轉換使用避免重覆輸入單據減化作業程序。
◎對於尚未進貨之採購單可以使用各種方式查詢列印，預先催促，掌握交期必避免延誤。
◎可以針對相同廠商的採購單設置不同的送貨地址，不同的交易幣別，展現採購之零活性。
◎國內與國外採購單使用相同的操作方式，國內採購與財物管理中之應付帳款相結合，國外採購則與貿易管理相互銜接使用，完全讓您無後顧之優。
◎每一個物料都可以記載與廠商的交易記錄與交易條件，以供廠商採購時之參考，並可記錄每一筆物料之廠商產品編號，可以在採購單上印出廠商的料號。
◎來料管制提供三段式管理措施(到貨、檢驗、確認入庫)，並可核對採購，防止來料產品無採購單。
◎來料單可以自行決定來料是否進行來料檢驗工作。
◎與財務管理、生產管理、貿易管理相結合發揮整體的功效。
◎提供各類採購統計報表與圖表功能，做為採購人員的管理依據。
◎提供請購單、採購單、來料單、退貨單等之單據憑證，提供電子表單簽核流程，並可以多種方式輸出(e-Mail，文件檔，試算表。